Procedure: ontwikkel je visie in acht stappen

Stap 1: Een goede voorbereiding is het halve werk

Misschien is er in jouw organisatie al materiaal voorhanden om tot een visie te komen. Verzamel werkinstructies, vormingen, jaarverslagen en jaarplannen met belangrijke visie-elementen.

Buig je over volgende vragen:

• Deed je organisatie al pogingen om een visie te formuleren? Wat was het resultaat?
• Hoe pakken andere organisaties het aan? Vraag naar hun visieteksten.
• Ga na wie je wil betrekken in het proces van visieontwikkeling en nodig hen uit.

Stap 2: De huidige situatie, gewenste situatie en succesformule

Start een eerste brainstorm over de drie elementen van je visie. Gebruik daarvoor je voorbereiding.

Ga tijdens de brainstorm na wat de mensen bezighoudt. Waarover praten ze veel? Waardoor raken ze op dreef? Wat roept vragen, discussie en emotie op?

Deze brainstormsessie leidt nog niet tot een volledige tekst. Wel tot losse begrippen waarover je het eens raakt.

Buig je over volgende vragen en schets de huidige situatie

• Wat is onze definitie van grensoverschrijdend gedrag Hoe kijken we naar grensoverschrijdend gedrag? Wat is het? Wat betekent het? Zit er een verschil op?
• Wie vertoont grensoverschrijdend gedrag? Van waaruit? In welke mate en hoe?
• Wie krijgt te maken met grensoverschrijdend gedrag?
• Wat zijn de gevolgen hiervan voor de verschillende betrokkenen en voor onze werking?
• Hoe krijgt onze organisatie er in de toekomst mee te maken?
• Welke tendensen doen zich voor in de maatschappij en in onze werking die van invloed zijn op grensoverschrijding in onze organisatie?

Buig je over volgende vragen en schets de gewenste situatie

• Wat is je gemeenschappelijke droom?
• Waar wil je over enkele jaren staan? Wat wil je bereiken?
• Waarom wil je dat bereiken? Wat levert dat op? Voor wie?
• Hoe zien de relaties er dan uit? Welk gedrag stelt men? Wat zegt en doet men? En wat niet meer?

Buig je over volgende vragen en achterhaal de succesformule

• Hoe bereik je die droom? Wat is er nodig om dat zo te krijgen? Hoe leren mensen dat?
• Door welke waarden en overtuigingen laat je je leiden?
• Welke denkkaders, modellen, kwaliteiten, competenties en strategieën zet je in?

Stap 3: Leg dit vast in een eerste concept

Gebruik de talenten van je mensen. Laat een medewerker met een vlotte pen de elementen uit het groepsgesprek uitschrijven tot een beknopte tekst in positieve en toegankelijke taal.

En visie is verhalend en heeft daarom wat tekst nodig, hou het overzichtelijk. Zorg voor een verkorte versie van één A4-tje in combinatie met een uitgebreide tekst. Werk met beelden en metaforen om je visie kracht bij te zetten.

Stap 4: Tweede groepsgesprek

Bespreek de eerste versie. Zijn er aanvullingen? Wat formuleer je beter anders? Wat mag je schrappen? Beperk deze stap tot de mensen uit de werkgroep om vlotter te werken.

Stap 5: Voorlopige visie

De schrijver uit stap drie past de tekst aan op basis van de bedenkingen uit stap vier.

Stap 6: Verspreid je visie al voorzichtig

Leg je voorlopige visie voor aan meer mensen: medewerkers, cliënten en hun vertegenwoordiging. Vraag hun mening en feedback in het werkoverleg.

Stap 7: Verspreid je definitieve versie

De schrijver verwerkt opnieuw de opmerkingen. Daarna is de visie definitief en maak je die breed bekend.

Gebruik deze tips om de visie succesvol in te voeren en levend te maken.

Stap 8: Ervaar, test uit en stuur bij

Ga met de visie in je achterhoofd aan de slag. Vraag afdelingen en teams na te denken over hoe ze de inhoud van de visie praktisch waarmaken.

Geef iedereen de tijd om met de visie te werken en ze te toetsen aan de praktijk. Dat levert ervaringen op die je visie bevestigen of vragen naar bijsturing. Betrek daar ook de ervaringen van cliënten bij.

Leer uit belangrijke gebeurtenissen: situaties die goed liepen en ernstige incidenten.

Het werkt handig als je per afdeling iemand aanduidt die de lessen van die gebeurtenissen vaststelt en bespreekt. Wissel leerervaringen uit.

Werk de visie regelmatig bij. Verfijn ze op basis van je ervaringen.